Réaliser l’audit de son intranet avant de l’améliorer ou de le refondre

Si vous avez un doute quant à l’utilité de votre intranet, si vous souhaitez l’améliorer ou même poser les bases d’une future refonte, l’audit de votre intranet existant pourra vous donner des pistes clés pour la réussite de votre projet.

L’audit doit vous permettre d’identifier les points forts et les points faibles de votre intranet mais avant tout, l’audit doit faire émerger les besoins réels de vos collaborateurs sur cet outil pour en assurer une adoption au quotidien.

C’est en faisant clairement ressortir la forte valeur ajoutée de l’intranet qu’il deviendra le vecteur de votre image de marque en interne.

Les objectifs de l’audit de votre intranet

Avant de réaliser l’audit de votre intranet, définissez l’attendu de cette audit :

• Une partie d’audit technique (sécurité, performance…)
• Une partie plus stratégique pour votre communication interne (expérience utilisateur, animation éditoriale, ergonomie et graphisme…)

Pour réaliser un audit éclairé, faites vous accompagner par une structure externe capable d’apporter son expertise en création d’intranet qui saura faire ressortir les éléments clés pour la suite de votre projet.

C’est avec ces experts que vous pourrez définir un plan d’action et identifier les étapes qui feront de l’audit une prestation à forte valeur ajoutée.

La partie technique de l’intranet existant

Il convient de démarrer l’audit de votre intranet par une cartographie exhaustive de votre écosystème digital de communication interne. En listant l’ensemble des outils mis à votre disposition, vous pourrez comprendre plus aisément la place que l’intranet doit prendre au sein de cet écosystème.

L’objectif étant, in fine, de déployer un outil réellement utile puisque unique dans vos écosystème.

Lors de l’audit technique de votre intranet, vous pouvez :

• Analyser sa sécurité en réalisant des tests d’intrusion et des analyses de vulnérabilités
• Centraliser la documentation existante (politique de sécurité…) pour assurer un knowledge management avancé
• Évaluer la performance de l’outil (temps de chargement des pages, taux de disponibilité…) pour gérer une potentielle augmentation du nombre d’utilisateurs
• Identifier votre architecture technique (serveurs, procédures de sauvegarde…) pour pallier les éventuels problèmes à plus long terme

Les aspects stratégiques visés lors de l’audit

L’audit de votre intranet doit principalement faire émerger les contours de la plateforme idéale pour vos collaborateurs.

Pour commencer, cartographiez vos utilisateurs (leurs métiers, leurs profils, leurs positions géographiques…) pour mieux connaître leurs attentes et auditer le site au regard de vos personas internes.

De la même manière, vous pouvez évaluer l’ergonomie, le design et la cohérence de l’interface de votre intranet pour vérifier qu’il remplit sa mission en tant qu’outil de communication interne et qu’il apporte une valeur ajoutée à vos collaborateurs.

Procéder à une analyse de vos contenus (l’arborescence intranet, l’organisation des contenus, leur scénarisation au sein de la plateforme) pour comprendre pourquoi ils sont consultés ou non par vos collaborateurs, s’ ils sont à jour et surtout si l’information qui est donnée est pertinente.

Demandez leur avis aux collaborateurs

Lors de l’audit de votre intranet, vous devez solliciter vos collaborateurs pour éviter de travailler sur la base de présomption.

Pour ce faire, différents moyens existent et doivent s’adapter à votre culture d’entreprise mais voici les prestations qui permettent de faire émerger des informations importantes pour assurer la réussite de l’audit :

• Le sondage interne (pour récupérer du feedback quantitatif) : il permet de poser des questions directement à votre cible pour récupérer des informations clés mais il permet également d’amorcer la conduite du changement en informant les collaborateurs qu’un audit de l’intranet est en cours
• Les interviews utilisateurs (pour récupérer du feedback qualitatif) : il permet de creuser des besoins auprès de personnes ou de services clés de votre intranet pour identifier les leviers à son utilisation quotidienne et les potentiels freins qui ouvrent la porte à une réflexion stratégique sur la structuration de votre intranet.

Lors des différentes prestations d’audit réalisées par Maecia, ce sont ces deux étapes qui ont permis de poser les bases du futur intranet co-construit avec l’équipe projet chez nos clients.

Bénéficiez d’un rapport et des recommandations de qualité

Le rapport et les recommandations issues de l’audit doivent vous permettre de bien comprendre les points forts et les points faibles de votre intranet pour pouvoir mener des actions correctives et des améliorations pour optimiser l’intranet.

À la suite de l’audit, les actions correctives sont listées dans un plan d’actions détaillées avec une gestion des priorités, des responsables identifiés pour chacune des actions et un calendrier de mise en œuvre.

Faites de l’évaluation continue

Vous pouvez planifier des audits réguliers pour votre projet d’intranet pour vous assurer qu’il reste performant, sécurisé et conforme à vos attentes stratégiques. Vous pouvez aussi continuer à recueillir les retours de vos utilisateurs (boîte à idées – anonyme ou non – sur l’intranet, échanges plus informels lors de réunions dédiées, sondage annuel…) pour que l’intranet reste toujours en parfaite adéquation avec leurs besoins.